Современный бизнес невозможен без проведения видеоконференций. Все чаще совещания и встречи проводят в режиме онлайн, это упрощает общение и взаимодействие с партнёрами, коллегами, клиентами. Для проведения мероприятий необходимо обеспечить связь, чтобы избежать срыва переговоров, недопонимания, утраты информации.
Что такое видеоконференцсвязь — и возможные проблемы
Видеоконференцсвязь (ВКС) — технология, позволяющая собеседникам общаться в режиме реального времени, находясь в различных местах. Отличие от телефонной связи — эффект присутствия. Специальные оборудование и программные решения передают звук и изображение с помощью интернета или выстроенной корпоративной сети.
Преимущества ВКС:
- финансовая выгода — можно общаться с персоналом или партнёрами удалённо;
- мобильность — возможность вести переговоры из любого места, достаточно гаджета с установленным приложением;
- удобство в применении;
- возможность устанавливать количество участников;
- передача изображения;
- обеспечение информационной безопасности — шифрование или работа в закрытых сетях без подключения к интернету.
Видеоконференцсвязь используют в бизнесе, госучреждениях, телемедицине, образовании, HR и рекрутинге. При выборе способа, как организовать ВКС, можно использовать одно из решений: аппаратное, программное, облачное, гибридное. Плохая видеосвязь негативно отражается на результатах переговоров, конференций, вебинаров.
Чаще всего организаторы и участники сталкиваются со следующими проблемами:
- посторонними звуками;
- плохой слышимостью;
- ненадёжным интернет-соединением: задержками, зависаниями, потерей связи;
- нечетким или затемнённым изображением;
- мерцанием в кадре;
- рассинхронизацией звука и изображения;
- невозможностью подключения сторонних участников.
Причиной проблем могут быть неудобный софт, устаревшее оборудование. Перед проведением мероприятия нужно протестировать оборудование и программное обеспечение, разработать резервный план.
Модернизация видеосвязи
При выявлении проблем встаёт вопрос, как улучшить видеосвязь, провести модернизацию. Процесс предусматривает обновление оборудования и ПО для расширения функционала, улучшения качества передачи сигнала.
Что включает в себя модернизация ВКС:
- Замена оборудования. Установка новых камер, микрофонов, экранов, спикерфонов помогает избавиться от проблем с изображением и звуком.
- Переход на современные платформы. Zoom, Microsoft Teams, Webex и другие обладают функционалом, интуитивно понятным интерфейсом. Поддерживают большое количество участников, имеют дополнительные функции для улучшения качества связи.
- Интеграция с IT-инфраструктурой компании. Платформы для видеоконференции интегрируются с календарями, CRM, корпоративной почтой, облачными и локальными хранилищами, инструментами электронной торговли. Интеграцию ВКС с ИТ-инфраструктурой поддерживают платформы TrueConf Serve, VINTEO.
- Обеспечить безопасность видеоконференций можно несколькими способами: сквозным шифрованием, двухфакторной аутентификацией участников, обновлением программного обеспечения, использованием только той информации, которая необходима при проведении мероприятия. Облачные решения используют для защиты информации современной технологии протоколы защиты, они более надёжны.
- Централизация управления — использование единого интерфейса для управления системой. Централизованное управление позволяет одновременно контролировать несколько зон, автоматически включать оборудование, отслеживать его состояние.
- Адаптация под гибридный формат работы — обеспечение качественной коммуникации для всех участников, независимо от места их нахождения. Чтобы обеспечить адаптацию, нужно определить потребности, подобрать оборудование и ПО с учётом размера помещения.
Расширяют возможности мероприятия использование «умных» переговорных комнат, специальных цифровых досок — вайтбордов. Чтобы адаптировать ВКС под гибридный формат (офис + удалёнка), нужно провести аудит существующий ИТ-инфраструктуры, помещений, инструментов, ПО.
Как выбрать оптимальное решение:
- Учесть масштабы мероприятия. Для небольших групп участников можно использовать простые решения с базовыми функциями, для крупной корпорации — платформу, поддерживающую большое число присутствующих.
- Цель использования: внутреннее совещание, переговоры с партнёрами или клиентами, обучение, вебинар. Для каждого случая требуется различный набор функций.
- Тип системы: облачное, локальное, гибридное решение.
- Оборудование в зависимости от масштаба и требований к качеству.
- Интеграция с существующими системами.
- Масштабируемость.
- Обеспечение безопасности.
- Удобства использования.
Если мероприятия проходят редко, можно не приобретать оборудование, а взять его в аренду. Стоимость зависит от срока, места, используемого оборудования, типа онлайн-трансляции. Персонал компании, предоставляющей ВКС в аренду, проведёт подготовительные работы, установит и настроит оборудование.
Если не знаете, как улучшить качество видеосвязи, обращайтесь в компанию SkyDynamics. Проведём аудит текущей ВКС-инфраструктуры, подберём ВКС для вашего предприятия или офиса, доставим и установим в любой точке Ижевска и Республики Удмуртия, обеспечим техническое обслуживание, ремонт, модернизацию, обучим персонал. Обеспечим интеграцию с другими IT-сервисами: СКУД, видеонаблюдением, серверной инфраструктурой. Имеем опыт внедрения ВКС различного уровня сложности.
